Zmiany społeczno- gospodarcze będące pokłosiem m.in. pandemii COVID-19 spowodowały upowszechnienie się modelu pracy zdalnej, który w wielu branżach z powodzeniem się przyjął i jest wykorzystywany w dalszym ciągu. Powyższe okoliczności wymusiły na ustawodawcy dostosowanie obowiązujących przepisów do nowych realiów, efektem czego było podpisanie przez Prezydenta w dniu 27 stycznia 2023 roku ustawy nowelizującej kodeks pracy, wieńczące długotrwały proces legislacyjny. Zmiany dotyczące pracy zdalnej zastąpiły uregulowaną do tej pory w kodeksie pracy tzw. telepracę.
Nowelizacja przepisów prawa pracy, o której mowa powyżej wprowadza do kodeksu cały rozdział IIc poświęcony pracy zdalnej. W nowo dodanym art. 6718 k.p. pracę zdalną definiuje się jako pracę, która: „może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”. Uzgodnienie między stronami zawierającymi umowę o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej może nastąpić w momencie zawierania umowy o pracę albo w trakcie trwania stosunku pracy. W przypadku zmiany sposobu wykonywania pracy w trakcie zatrudnienia każda ze stron będzie mogła wystąpić z wnioskiem o powrót do poprzedniego modelu zatrudnienia.
Zasady wykonywania pracy zdalnej powinno określać porozumienie zawarte między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, zaś w przypadku jej braku regulamin pracy zdalnej ustanowiony przez pracodawcę.
W myśl art. 6719 § 3 k.p. pracodawca zyskał uprawnienie do wydania polecenia o wykonywaniu pracy zdalnej w następujących przypadkach:
„1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę̨ bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej”.
Powyższe jest możliwe, jeżeli pracownik bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracodawcy o wykonywaniu pracy zdalnej, złoży oświadczenie w wersji papierowej lub elektronicznej o posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej.
Co istotne art. 6719 § 6 k.p. wprowadzaja kategorię pracowników, którym pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej w sytuacji złożenia przez nich wniosku, a należą do nich:
– rodzic dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
– pracownica w ciąży,
– pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia,
– pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Ewentualna odmowa uwzględnienia przez pracodawcę wniosku o pracę zdalną może nastąpić w sytuacji, gdy jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy i organizację przyjętą w danym zakładzie, nadto przyczyna decyzji powinna być pracownikowi przedstawiona w postaci papierowej bądź elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
Znowelizowane przepisy wprowadzają także okazjonalny tryb wykonywania pracy zdalnej tj. na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 6733 § 1 k.p.).
Nowe regulacje prawne dotyczące pracy zdalnej nakładają także na pracodawcę szereg obowiązków takich jak: udostępnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do jej wykonywania, czy zapewnienie ich serwisu oraz konserwacji lub zwrot środków poniesionych na nie przez pracownika. Prawodawca został także zobowiązany względem pracownika wykonującego pracę zdalną do pokrycia kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz ewentualnych innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej określonych w porozumieniu lub regulaminie wykonywania pracy zdalnej (art. 6724 §1 k.p.).
Przepisy przewidują też możliwość wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną własnych materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych, wówczas pracownik nabywa prawo do otrzymania stosownego ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Co istotne w kontekście prawa podatkowego powyższe obowiązki zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej czy otrzymywany ekwiwalent nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Warto mieć także świadomość, iż pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika w zakresie BHP czy też przestrzegania przez pracownika bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur dotyczących ochrony danych osobowych. Zasady wykonywania tego uprawnienia powinny być określone w porozumieniu lub regulaminie wykonywania pracy zdalnej.
Z całą pewnością wiele firm w związku z pandemią COVID-19 wprowadziła już zasady i regulaminy związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Niemniej, dla podmiotów, które jeszcze tego nie uczyniły uchwalenie nowelizacji kodeksu pracy stanowi najlepszy moment, by przeprowadzić weryfikację rozwiązań już funkcjonujących w firmie i sprawdzić, czy odpowiadają one nowo wprowadzanym regulacjom. W tym zakresie warto skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, który usprawni przeprowadzenie audytu istniejących rozwiązań w kontekście znowelizowanych przepisów prawa pracy.