Instytucja potrącenia jest wygodnym i korzystnym instrumentem prawnym, pozwalającym na wzajemne umorzenie wierzytelności podmiotom będącym względem siebie jednocześnie wierzycielami i dłużnikami. Niewątpliwie w sposób oszczędzający czas i środki pozwala na wywiązanie się ze zobowiązania. Zamiast bowiem doprowadzać do tego, że jedna ze stron będzie świadczyć na rzecz drugiej i jednocześnie od niej oczekiwać tego samego, skuteczniejszym i niejednokrotnie bezpieczniejszym środkiem będzie umorzenie świadczenia wyższego o świadczenie niższe.
W myśl art. 498 k.c. możliwość skorzystania z potrącenia istnieje wtedy, gdy przedmiotem obu wzajemnych wierzytelności między kontrahentami są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, nadto obie wierzytelności muszą być wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.
Potrącenie stanowi jednostronne oświadczenie woli, w związku z czym dla wywołania jego skutków nie jest wymagana zgoda drugiej strony, a więc adresata oświadczenia (zob. art. 499 k.c.). Powyższe oznacza, że zakres potrącenia wyznaczany jest – co do zasady – wolą podmiotu składającego oświadczenie o dokonaniu potrącenia.
Co istotne brak jest określonej formy wymaganej dla złożenia oświadczenia o potrąceniu, z tym, że musi ono ujawniać w dostatecznym stopniu treść i wolę dokonania potrącenia. Niemniej jednak w przypadku ewentualnego sporu bezpieczną formą jego złożenia jest oświadczenie złożone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie o potrąceniu, staje się skuteczne z chwilą, kiedy doszło do adresata w taki sposób, że mógł się on zapoznać z jego treścią (zob. art. 61 k.c.).
Odnosząc się do kwestii wzajemności wierzytelności wskazać należy, iż w zdecydowanej większości wypadków powstaje ona dlatego, że kontrahenci pozostają ze sobą w kilku stosunkach zobowiązaniowych, występując naprzemiennie w roli dłużnika i wierzyciela. Nie ma przy tym znaczenia, kiedy dochodzi do powstania wzajemności roszczeń, byleby istniała ona w chwili, gdy jedna ze stron zdecyduje się na skorzystanie z potrącenia. Niemniej jednak w ramach jednego stosunku zdarzyć się może, że warunki do dokonania potrącenia powstaną np. w sytuacji wyrządzenia przez kontrahenta szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania ciążącego na nim zobowiązania.
Zawarta między kontrahentami umowa, może przewidywać stosowne kary umowne, będące formą zryczałtowanego odszkodowania, w sytuacji, gdy jedna ze stron nie wywiązuje się należycie z obowiązków umownych, co implikuje powstanie szkody po drugiej stornie. W takiej sytuacji przydatna może okazać się instytucja potrącenia, bowiem daje ona podmiotowi ponoszącemu szkodę możliwość dokonania potrącenia np. kar umownych z wynagrodzenia należnego drugiej stronie.
Aby możliwe było dokonanie potrącenia wierzytelności wynikających ze szkody, musi stać się ona wymagalna. Żeby była wymagalna, musi upłynąć termin do zapłaty, wyznaczony w wezwaniu do zapłaty. To w praktyce oznacza dwa odrębne pisma do drugiej strony tj. wezwanie do zapłaty i oświadczenie o potrąceniu.
Niezależnie od powyższego, w przypadku zamiaru skorzystania z instytucji potrącenia warto skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, który w pierwszej kolejności oceni, czy istnieją przesłanki do zastosowania tej instytucji, a ponadto wesprze przy odpowiednim sformułowaniu treści tegoż oświadczenia o potrąceniu.